Un quart d'heure, une fois, et la bibliothèque fonctionne selon vos règles. Voici l'ordre dans lequel régler — parce que quelques-uns de ces réglages doivent être posés avant le premier prêt, et les autres peuvent attendre.
Ce qui doit être réglé avant d'ouvrir
La distinction est simple et elle vaut d'être connue : certains réglages s'inscrivent dans les prêts au moment où ils partent. Les changer ensuite ne rattrape pas ceux qui sont déjà dehors.
Ce sont les réglages ci-dessous : trois pour toutes les bibliothèques, et un quatrième si vous faites une exception pour les nouveautés. Tout le reste se règle en cours de route sans conséquence.
1. Le mode de tarification, et les deux montants
Quatre modes : gratuit, prix unique, selon l'âge de l'emprunteur, selon le rayon de l'ouvrage. Les deux montants ne changent pas d'un mode à l'autre — ce qui change, c'est ce qui décide lequel s'applique.
Le raisonnement complet est dans cotisation par famille ou par lecteur : c'est la seule décision de cette page qui mérite une discussion en bureau.
2. La durée de prêt
Vingt-et-un jours par défaut. La durée fixe la date de retour inscrite sur chaque prêt, donc les relances qui suivront.
Le bon réglage n'est pas « trois semaines parce que c'est l'usage » : c'est un multiple de votre rythme d'ouverture. Une bibliothèque ouverte le samedi matin gagne à choisir 21 ou 28 jours — un nombre qui tombe sur un samedi — plutôt que 20, qui fera revenir tout le monde un vendredi.
C'est la durée ordinaire. Les livres récents peuvent en avoir une plus courte : c'est le réglage suivant.
3. La règle des nouveautés, si vous l'appliquez
Beaucoup de bibliothèques prêtent les livres qui viennent de sortir moins longtemps, et parfois un peu plus cher, pour qu'ils circulent pendant qu'on en parle. Trois réglages : combien de mois un livre reste une nouveauté, son tarif, et sa durée de prêt. Le tarif nouveauté remplace le tarif habituel quel que soit l'emprunteur ; en prêt gratuit, seule la durée change.
Il se règle avant le premier prêt pour la même raison que les deux précédents : le prix et la date de retour d'une nouveauté s'inscrivent dans le prêt au moment où il part. Et la même règle vaut pour la durée : si vous n'ouvrez qu'un jour par semaine, choisissez 14 jours plutôt que 15.
Ce qui décide, c'est la date d'acquisition de chaque exemplaire. Un livre saisi reçoit par défaut la date du jour : si vous cataloguez votre fonds ancien, videz ce champ à la saisie. Il se conserve d'un livre au suivant, une étagère entière se traite donc d'un geste, et une date erronée se corrige ensuite depuis la fiche de l'ouvrage. Un exemplaire sans date suit toujours la règle habituelle.
Le raisonnement complet — pourquoi la durée compte plus que le prix — est dans cotisation par famille ou par lecteur.
4. Le nombre de prêts simultanés, et son partage
Trois par défaut. Deux cases, et elles sont indépendantes : le quota s'applique par adhérent ou par famille, et l'emprunt s'enregistre au nom d'un membre ou du foyer.
Notez que si les prêts sont enregistrés au nom de la famille, le quota devient forcément familial : un quota par membre n'aurait rien à compter.
Les tolérances : deux cases, deux philosophies
Elles décident de ce que fait le comptoir quand un lecteur n'est pas tout à fait en règle.
Solde négatif toléré. Un foyer à découvert peut quand même emprunter. Activée, vous ne refusez pas un livre à un enfant pour trente centimes ; désactivée, le comptoir bloque et le solde reste à zéro.
Cotisation expirée tolérée. Même logique pour l'adhésion échue. Utile en début d'année quand les renouvellements traînent, à condition de ne pas oublier de la refermer.
Les deux se défendent. Ce qui ne se défend pas, c'est de ne pas avoir décidé : sans règle explicite, chaque bénévole tranche à sa façon, et la bibliothèque finit avec deux politiques selon qui tient la permanence.
La numérotation : à décider tôt, à ne plus toucher
Trois gabarits — familles, adhérents, exemplaires — avec un format par défaut du genre LIV-0000. Le numéro suivant est proposé automatiquement à chaque création.
Un seul conseil, mais il est ferme : changez-le maintenant si vous voulez le changer, et plus jamais ensuite. Des étiquettes « LIV-0234 » et « B-0235 » côte à côte sur la même étagère, c'est une bibliothèque qui a l'air de deux bibliothèques.
Si vous reprenez un fonds déjà étiqueté, le gabarit n'a de toute façon d'effet que sur les nouveaux exemplaires : les anciens codes sont conservés tels quels.
Les prolongations
Un lecteur qui n'a pas fini son livre peut le prolonger — si vous l'autorisez. Cinq réglages, dont deux qui méritent une seconde de réflexion :
- Durée et nombre de prolongations. Quatorze jours, une fois, par défaut. Un livre peut donc rester cinq semaines.
- Prolongation possible en retard. Refuser paraît sévère mais cohérent : la prolongation récompense l'anticipation, pas l'oubli. L'autoriser transforme la date de retour en suggestion.
- Prolongation en libre-service. Le lecteur prolonge lui-même depuis son espace, sans passer par un bénévole. C'est le réglage qui allège le plus la permanence — et celui qui demande le plus de confiance.
Les relances de retard
Trois nombres à choisir, et ils décident du ton de la bibliothèque autant que de sa mécanique :
- Le délai de grâce après la date de retour (trois jours par défaut). Relancer le lendemain est mal reçu ; relancer trois semaines après ne sert plus à rien.
- L'intervalle entre deux relances pour un même prêt (une semaine). C'est lui qui empêche le courriel quotidien.
- Le nombre maximum de relances (trois). Au-delà, l'application n'écrit plus : le sujet devient une conversation, pas un automate.
Ce dernier point est délibéré. Un système qui relance indéfiniment finit par être filtré comme du courrier indésirable, et la bibliothèque perd le seul canal qu'elle avait pour joindre le lecteur.
Les réservations
Un interrupteur, et un délai de retrait. Éteint, la fonction disparaît complètement des écrans — ni bouton grisé, ni menu vide.
Le bon délai de retrait est « au moins deux ouvertures », pour qu'un lecteur qui n'a pas pu venir la première fois ait une seconde chance. Le détail des règles est dans l'article sur les réservations.
La borne de consultation
Un interrupteur, et une adresse à recopier dans le navigateur d'une tablette. Rien d'autre à installer — voir une borne avec une tablette de récupération.
Vos rayons
Ce n'est pas tout à fait un réglage : c'est votre nomenclature, et elle vous appartient. Cinq à dix rubriques suffisent pour commencer.
Une chose à savoir : contrairement aux éditeurs et aux catégories du catalogue partagé, la liste des rayons est fermée. On ne peut pas en créer un à la volée depuis la fiche d'un ouvrage, il faut passer par cet écran. C'est voulu : une création à la volée reproduirait à l'échelle de votre bibliothèque le fouillis qu'on essaie précisément d'éviter à l'échelle de la plateforme.
Si vous n'avez encore rien défini, le catalogue affiche la catégorie de la notice partagée — vous n'êtes donc jamais bloqué, et vous pouvez ouvrir avant d'avoir tranché votre classement.
L'ordre, en résumé
- Mode de tarification et montants
- Durée de prêt
- Règle des nouveautés (si vous l'appliquez)
- Quota et partage familial
- Gabarits de numérotation (avant la première étiquette)
- Vos rayons (avant de saisir le fonds, sinon il faudra repasser dessus)
- Tolérances, prolongations, relances, réservations, borne (quand vous voulez)
Les points qui précèdent vos rayons, rayons compris, prennent un quart d'heure. Les autres se règlent au fil des semaines, en fonction de ce que la permanence révèle — et c'est bien ainsi : régler à l'avance des choses qu'on n'a pas encore vécues, c'est deviner.
Identifiants : admin / Admin1234. La base est réinitialisée chaque nuit : déréglez tout ce que vous voulez pour voir l'effet au comptoir.
