« Et mes livres, il faudra tout ressaisir ? » C'est la première question posée, avant même le prix. Elle est légitime : c'est elle qui décide si le changement de logiciel aura lieu ou non.
La réponse dépend d'où vous partez, et il n'y a que trois cas.
Situation 1 — Vous quittez un logiciel de bibliothèque
PMB, Koha, Orphée, BiblioMaker, Microbib : tous savent exporter en UNIMARC, le format d'échange des bibliothèques françaises. Lirevia lit les deux formes, l'ISO 2709 binaire et l'XML.
Détail pratique qui évite une mauvaise surprise : le format est reconnu au contenu, pas à l'extension. Les exports s'appellent selon les éditeurs .iso, .mrc, .unimarc, .txt, et l'XML arrive parfois sans extension du tout. Déposez le fichier tel qu'il sort, il sera identifié.
La zone 995 décide de tout
C'est le point sur lequel il faut être intraitable avec votre prestataire actuel.
Une notice UNIMARC décrit l'œuvre : titre, auteur, éditeur. Elle ne décrit pas vos exemplaires — les objets physiques posés sur vos étagères, avec leur étiquette. Ceux-là vivent dans la zone 995, la Recommandation française, répétée autant de fois que vous possédez de copies.
Et dans cette zone, un sous-champ compte plus que tous les autres : le sous-champ $f, qui porte le code-barres. C'est-à-dire l'étiquette déjà collée sur le livre.
La reprendre telle quelle vous épargne le réétiquetage. Sur trois mille ouvrages, c'est la différence entre une migration d'une soirée et un chantier de plusieurs week-ends — coller trois mille étiquettes, c'est aussi trois mille occasions de se tromper.
À demander par écrit à votre prestataire : « un export UNIMARC complet, notices et exemplaires, zone 995 comprise, avec les code-barres ». Un export « notices seules » a l'air complet, s'ouvre sans erreur, et vous laisse avec un catalogue dont rien n'est empruntable.
L'analyse à blanc, avant d'écrire quoi que ce soit
Un import est irréversible : c'est exactement le genre d'opération qu'il ne faut pas lancer en espérant. Lirevia lit donc d'abord le fichier sans rien écrire et vous rend le compte rendu : combien de notices, combien d'exemplaires, quels code-barres entrent en collision avec ceux que vous possédez déjà, quelles lignes posent problème et pourquoi.
Ce que l'écran montre est exactement ce qui sera écrit — c'est la même lecture qui sert dans les deux temps, il ne peut donc pas y avoir d'écart entre l'aperçu et le résultat.
Si le fichier ne contient aucune zone 995, l'analyse le dit sans détour : le catalogue sera enrichi, mais rien ne sera empruntable tant que les exemplaires n'auront pas été saisis. Mieux vaut le savoir avant de valider que le découvrir au premier prêt.
Deux options utiles au moment de l'import
- Compléter les notices lacunaires. Beaucoup d'exports sortent sans couverture ni résumé. Lirevia peut aller les chercher dans les bases publiques pendant l'import, pour les seules notices qui en manquent.
- Choisir ce qu'on reprend. Les notices se décochent une à une avant validation — utile pour écarter d'emblée les documents que vous ne prêtez plus.
Un fichier peut porter jusqu'à 50 000 notices. Au-delà, découpez-le : ce n'est pas une limite de confort, c'est ce qui garantit que l'analyse reste instantanée et donc réellement relue.
Situation 2 — Vous avez un tableur
C'est le cas le plus fréquent, et je vais être direct : il n'y a pas d'import de tableur pour les ouvrages, et ce n'est pas seulement une fonction qui manque.
Regardez votre fichier. Il porte presque toujours un titre et un auteur, souvent un éditeur, rarement l'ISBN, jamais un code-barres. L'importer produirait un catalogue de fiches nues — sans résumé, sans couverture, sans exemplaires — c'est-à-dire un catalogue qu'il faudrait entièrement reprendre à la main derrière. Vous auriez l'impression d'avoir gagné du temps, et vous en auriez perdu.
Le chemin plus rapide est contre-intuitif : rescanner
Avec une douchette et le catalogue partagé, un ouvrage dont l'ISBN est déjà connu se saisit en quelques secondes — contre trois minutes pour une fiche complète tapée à la main. Sur un fonds moderne, la quasi-totalité des livres est déjà au catalogue (voir notre article sur le catalogue mutualisé).
Le tableur ne devient pas inutile pour autant : il reste votre liste de travail. Vous cochez au fur et à mesure, et ce qui reste à la fin — éditions anciennes, tirages locaux, livres sans ISBN — est exactement ce qu'il faudra saisir à la main. C'est en général une petite minorité du fonds.
Les adhérents, eux, s'importent depuis un tableur
Là, le tableur fonctionne, parce que les données s'y prêtent : un nom, une adresse, un courriel.
Le fichier attendu est plat : une ligne par adhérent, les familles étant reconstituées par regroupement sur un numéro de famille commun. Demander deux fichiers liés — un pour les familles, un pour les personnes — serait plus élégant et n'aurait aucune chance d'être suivi. Un modèle est téléchargeable depuis l'écran d'import.
Là encore, une analyse à blanc précède l'écriture : vous voyez les familles reconstituées et les adhérents rattachés avant que quoi que ce soit ne soit créé.
Situation 3 — Vous partez de rien
C'est le cas d'une bibliothèque qui se crée : des cartons de dons, aucun fichier. La bonne nouvelle est qu'il n'y a rien à convertir. La mauvaise est qu'il faut passer tous les livres en main — mais une seule fois, et vite.
Trois conseils qui viennent de l'expérience des premières bibliothèques :
- Travaillez étagère par étagère, jamais par ordre alphabétique. Vous suivez le rangement physique, vous ne cherchez rien, et vous savez toujours où vous vous êtes arrêté.
- Posez l'emplacement au fur et à mesure. Il se conserve d'un ajout au suivant : une étagère entière se saisit sans jamais retaper « Salle 1, étagère B ». C'est trente secondes gagnées par livre — et surtout, c'est un inventaire qui n'aura pas à être fait plus tard.
- N'attendez pas d'avoir tout saisi pour ouvrir. Une bibliothèque qui prête huit cents livres pendant qu'on catalogue les huit cents suivants rend service tout de suite.
Pour les ouvrages sans code-barres — dons anciens, éditions locales — Lirevia génère les numéros et les planches d'étiquettes à imprimer.
Dans tous les cas : l'ordre des opérations
- Créez vos rayons d'abord. Le classement est le vôtre, il ne vient pas des notices. Le définir après coup oblige à repasser sur le fonds.
- Reprenez le fonds — import UNIMARC, ou saisie à la douchette.
- Importez les adhérents depuis votre tableur.
- Réglez tarifs, quotas et durée de prêt avant le premier emprunt : ces valeurs déterminent les dates de retour, et les changer ensuite ne rattrape pas les prêts déjà partis.
- Ouvrez.
Le piège à connaître
Il n'y en a qu'un vrai, et il coûte cher : valider un import sans avoir lu l'analyse. Cet écran existe pour être relu, pas pour être franchi. Les code-barres en double, les notices sans exemplaire, les lignes illisibles y sont toutes annoncées à l'avance.
Si vous avez un doute sur votre fichier, extrayez-en une centaine de notices et faites un essai. C'est une demi-heure, et cela vaut mieux qu'un catalogue à nettoyer.
Un doute sur votre fichier ?
Envoyez-le, je le regarde et je vous dis ce qu'il contient réellement — notices, exemplaires, code-barres — avant que vous ne vous engagiez dans quoi que ce soit.
